No dia 18 de julho de 2013 foi publicado no DOU - Diário
Oficial da União, o Ato Declaratório Executivo nº 5/2013, que aprovou o leiaute
dos arquivos que compõem o Sistema de Escrituração Fiscal Digital das
Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas. Empregadores (pessoas
física ou jurídica) e profissionais de RH terão grande trabalho até o início de
2014 para plena adequação ao eSocial - Escrituração Fiscal Digital Social,
projeto do governo que consiste na escrituração digital da folha de pagamento e
das obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, que compõe o Sistema
Público de Escrituração Digital (SPED).
Como eSocial, o Fisco terá seu trabalho facilitado, uma vez
que os créditos previdenciários e trabalhistas estarão reunidos em uma base
única, o que propicia uma fiscalização muito mais detalhada e eficaz, com
rápida aplicação de multas. O projeto atende as necessidades de diversos
órgãos, uma vez que evita o excesso de informações enviadas, como o CAGED, CAT,
SEFIP, RAIS etc.
Mas e como ficam as empresas nesta história?
Com o eSocial, 100% das companhias deverão incorporar o novo
sistema a partir de janeiro de 2014, ocorrendo o ultimo segmento em julho/2014,
quando o projeto deverá estar obrigatoriamente implantado. Elas terão,
portanto, cerca de seis meses para se adequarem às novas normas. Desta forma,
alguns impactos são inevitáveis e exigirão das empresas uma readaptação em
termos tecnológicos e processuais para ajustar a quantidade massiva de dados e
das verbas de folha de pagamento ao novo padrão. Por se tratar de um processo
altamente complexo, as corporações necessitarão capacitar a mão de obra e os
departamentos envolvidos a fim de garantir a execução de todos os processos em
tempo hábil.
Assim que implementado, o eSocial exigirá a entrega de
algumas informações mensalmente e outras, em tempo real.Documentos voltados a
admissões, afastamentos temporários, comunicações de aviso prévio, comunicações
de acidente de trabalho, comunicações de férias e rescisões contratuais, por
exemplo, deverão ser encaminhados na medida em que os eventos relacionados
ocorrem.
A novidade também alcança pessoas físicas, inclusive os
empregadores domésticos. Ainda em caráter opcional, a União já disponibiliza o
módulo para que empregadores registrem os eventos trabalhistas, folha de
pagamento e outras informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias. O
registro será obrigatório quando houver a regulamentação de todos os direitos
dos empregados domésticos previstos na Emenda Constitucional n° 72/2013, o que
deve acontecer em breve.
Este módulo inicial também possui caráter informativo, com
livre acesso a todos os setores da sociedade, para que eles possam ir se
familiarizando com uma mudança de tamanha magnitude. É fundamental, portanto,
que as empresas busquem o quanto antes a plena adaptação ao novo processo para
que a transição não seja traumática quando o módulo completo do eSocial estiver
finalizado. Para tanto, o treinamento dos departamentos envolvidos e a
consultoria com profissionais especializados é essencial. Até porque, diante
dos prazos estabelecidos para o cumprimento das regras, sob pena de multa e
autuação se houver erros e atrasos, haverá ônus para as empresas e não
conformidade junto aos órgãos envolvidos neste projeto.
Em um país onde a informalidade reina, o eSocial
é um método inteligente e seguro de transmissão e cruzamento de informações que
exige organização de empresas e demais empregadores. Ele é para todos e veio
para botar ordem na casa.